Online Kommunikation an Schule

Durch die verschiedenen Mail- und Chatmöglichkeiten die es an Schulen gibt, kommen auch Fragen, wie damit sinnvoll umgegangen werden kann. Es kann hilfreich sein Online-Kommunikationsregeln an Schulen zu erstellen. Im Folgenden findet sich ein mögliches Beispiel:

Beispiel für Onlinekommunikation an Schulen

Kommunikation innerhalb des Kollegiums

• Die Kommunikation erfolgt über die dienstliche Mailadresse.
• Jede Mail sollte ein Thema haben, welches sich aus der Betreffzeile eindeutig ergibt, welches auch das spätere Suchen erleichtert.
• Die Adressat:innen sollten sinnvoll ausgewählt werden, um zusätzliche Belastungen zu dezimieren. Gleiches gilt für das Antworten an alle. Hier gilt zu überprüfen, ob ein Versenden an alle erforderlich ist.
• E-Mails werden regelmäßig von den Beschäftigten abgerufen und bearbeitet. Es besteht jedoch keine Verpflichtung außerhalb der regulären Arbeits- und Bürozeiten (8.00-16.00 Uhr) E-Mails abzurufen und zu beantworten.

Kommunikation zwischen Eltern/ Erziehungsberechtigten und pädagogischem Personal

• Die Kommunikation zwischen Eltern und Lehrperson läuft über die Schul-E-Mail und nach entsprechender Vereinbarung auch telefonisch. Die Chat-Funktion bleibt den Schüler*innen vorbehalten.
• E-Mails werden durch die Lehrpersonal zeitnah i.d.R. während der regulären Arbeits- und Bürozeiten (Mo-Fr 8.00-16.00 Uhr) beantwortet. Dies gilt nicht bei Arbeitsunfähigkeit der Lehrperson. Hier nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Sekretariat auf bei dringenden/ zeitsensiblen Anliegen, die eine zügige Entscheidung erfordern.
• Informationen zu den Leistungen oder persönliche Auskünfte über die Schüler:in darf nur an die Erziehungsberechtigten weitergegeben werden. Dienste wie WhatsApp etc. dürfen aus Datenschutzgründen nicht genutzt werden.

Kommunikation von Schüler:innen mit Lehrpersonen

• Die Kommunikation zwischen Schüler*in und Lehrperson läuft über […] Zusätzlich kann die dienstliche E-Mail-Adresse name@[...].de angeschrieben werden.
• Unterrichtsmaterial wird über […] zur Verfügung gestellt.
• Onlineunterricht als Audio- und Videokonferenz wird via […] durchgeführt.

Der Chat ist auch innerhalb der Schule eine schnelle und unkomplizierte Art der Kommunikation. Hier gelten folgende Regeln:

• Halte dich möglichst an die Geschäftszeiten (8.00 bis 16.00Uhr) oder an die mit der Lehrperson vereinbarten Zeiten, um schnell eine Antwort zu bekommen.
• Nicht drängeln! Dein*e Chatpartner*in hat Gründe, nicht sofort zu antworten. Die haben nichts mit dir zu tun!
• Wähle stets eine höfliche Begrüßungs- und Anredeformel.
• Sprich die Person mit ihrem Namen an.
• Formuliere deine Frage oder dein Anliegen möglichst kurz und präzise.
• Schreibe grundsätzlich nur Dinge, die du der Person auch direkt ins Gesicht sagen würdest – keine Flüche, keine Beleidigungen.
• Verzichte darauf, Sprachnachrichten zu senden, du weißt nicht, wer alles zuhört.
• Verzichte auf die ausschließliche Verwendung von Großbuchstaben. Wenn du im Internet durchgängig in Großbuchstaben schreibst, dann bedeutet dies, dass du schreist – und das wird in der Regel als unhöflich eingestuft.

Informationen zum Klassenchat/-team

• Alles was du hier schreibst, sieht deine ganze Klasse/ der ganze Kurs.
• Es werden nur schul- und unterrichtsbezogene Themen diskutiert.
• Frage dich immer, ob deine Frage auch ein(e) Mitschüler*in beantworten kann und wende dich zunächst direkt an ihn/ sie.
• Wenn du feststellst, dass einzelne Mitschüler*innen deine Frage nicht eindeutig beantworten können, ist ein Post im Klassenchat richtig.
• Es ist verboten Beleidigungen und beleidigende Emojis gegenüber Mitschüler*innen und Lehrpersonen zu posten.
• Lesebestätigung: Mitteilungen der Lehrperson, die über den Klassenchat verschickt werden, müssen immer mit einem „Daumen hoch“ – Emoji im Chat gekennzeichnet werden. Damit deine Lehrer*in weiß, dass du die Information erhalten hast.

Tipps: E-Mail- Kommunikation/ Chatnachrichten mit Lehrpersonen

In deinem Schulalltag musst du immer wieder E-Mails/ Chatnachrichten an deine Lehrer*innen schreiben. Seit durch die Pandemie ein Teil des Unterrichts online stattfand, ist diese Art der Kommunikation normal geworden.

Um per E-Mail/ Chatnachricht die richtigen Umgangsformen anzuwenden, bekommst du hier Unterstützung und Tipps.

Wann sollte ich E-Mails/ Chatnachrichten schreiben und versenden?

Schreiben kannst du E-Mails natürlich zu jeder Tageszeit. Es ist jedoch besser, E-Mails zu regulären Arbeits- und Bürozeiten (8.00-16.00 Uhr) zu versenden, da die Wahrscheinlichkeit größer ist, schnell eine Antwort zu erhalten.

Wann bekomme ich eine Antwort? - Nicht drängeln!

Wenn jemand deine E-Mail nicht direkt beantwortet, hat die Person Gründe dafür! Grundsätzlich solltest du dem Empfänger deiner E-Mail mindestens 24 Stunden Zeit zur Beantwortung geben. Wenn du die Mail abends oder nachts versendest, wartest du bis zum übernächsten Tag (36 Stunden). Wenn dein Anliegen sehr wichtig ist, kannst du nach 24-36 Stunden eine Nachfrage senden. Am Wochenende kannst du keine Antwort erwarten!

Wie formuliere ich meine E-Mail/ Chatnachricht?

Formuliere eine eindeutige Betreffzeile

Beispiele:

- Frage zu HA für den 28.02.202X

- Bitte um Beratungsgespräch

- Information: Mein Fehlen im Deutschunterricht

Benutze stets eine angemessene und höfliche Anrede, wenn du Lehrpersonen anschreibst

Beispiele:

- Guten Tag Herr/Frau …,

- Hallo Frau/ Herr…

In offiziellen E-Mails verwendest du die Anrede:

- Sehr geehrte Frau…; Sehr geehrter Herr…

Formuliere dein Anliegen kurz und genau.

- Nenne die wichtigsten Informationen.

- Schreibe kurze Sätze.

- Verzichte auf Ironie und Humor. Beides führt in schriftlicher Kommunikation oft zu

Missverständnissen

Verwende eine höfliche Grußformel

- Mit freundlichen Grüßen

- Freundliche Grüße

- Mit freundlichem Gruß

Unterschreibe mit deinem vollständigen Namen.

Wenn du eine sehr wichtige E-Mail schreibst, lasse sie vor dem Versenden von einer anderen Person gegenlesen.

Füge die E-Mail-Adresse der Empfängerin/ des Empfängers erst zum Schluss ein.